Viestintäsuunnitelma
Sisällysluettelo
1.Kenelle viestimme
a.Sirkuksen tärkeimmät viestinnän kohderyhmät
b.Harrastajaryhmien tärkeimmät viestinnän kohderyhmät
2.Miten viestimme
3.Mikä on viestintämme tavoite.
a.Sirkuksen sisäisen viestinnän tavoite
b.Sirkuksen ulkoisen viestinnän tavoite
4.Viestintämme tavoitteet viestintäkanavittain
a.Sähköpostikirje
b.Kotisivut
c.Sosiaalinen media
d.Whatsapp-ryhmät
5.Hakasirkuksen viestintäkanavat ja niiden vastuuhenkilöt
6.Kriisiviestintä
a.Kriisiviestinnän vastuut ja työnjako
b.Kriisiviestinnän tavoitteet ja periaatteet
c.Viestintäketju ja yhteyshenkilöt kriisitilanteessa
7.Sosiaalisen median ohjeistus
8.Lisätiedot ja toimintaohjeet
1.Kenelle viestimme
a.Sirkuksen tärkeimmät viestinnän kohderyhmät
-Ohjaajat ja vapaaehtoiset
-Harrastajat ja heidän perheensä
-Yhteistyökumppanit ja sidosryhmät
-Yhteistyöseurat
-Hyvinkääläiset sirkuksesta kiinnostuneet ihmiset eli potentiaaliset tulevat harrastajat ja sirkusnäytösten yleisö.
b.Harrastajaryhmien tärkeimmät viestinnän kohderyhmät
Harrastajaryhmät eivät viesti ulospäin vaan kaikki ulkoinen viestintä tapahtuu keskitetysti Hakasirkuksen kanavien kautta. Harrastajaryhmät viestivät vain sisäisesti esim. Whatsapp-ryhmissä.
2.Miten viestimme
Sirkuksen pääviestintäkanavat
-Kuukausittainen tiedote harrastajien koteihin sähköpostitse, kuukausitiedote lisätään myös Hakasirkuksen verkkosivuille.Tirehtööri lähettää kuukausitiedotteen kaikkien treenikuukausien alussa.
-Sirkuksen nettisivut
-Sirkuksen sosiaalisen median kanavat
-Whatsapp-ryhmät
3.Mikä on viestintämme tavoite
a.Sirkuksen sisäisen viestinnän tavoite
Avoin ja kattava tiedotus harrastajille ja heidän perheille sirkuksen toiminnasta ja ajankohtaisista asioista sekä mahdollisuuksista harrastukseen liittyen. Aktivoida harrastajia osallistumaan ja sitouttaa harrastajia toimintaan. Yhteishengen nostattaminen ja yhteisöllisyyden lisääminen. Tunnustuksen antaminen harrastajille ja harrastajien huomiointi.
b.Sirkuksen ulkoinen viestintä
Lisätä tietoisuutta sirkuksesta harrastuksena ja sen tarjoamista mahdollisuuksista. Tunnustuksen antaminen harrastajille ja harrastajien huomiointi. Markkinointiviestinnän tarkoituksena tavoittaa sirkuksesta kiinnostuneet ihmiset sekä mahdollisiksi harrastajiksi että seuraamaan laadukkaita sirkusesityksiä.
4.Viestinnän tavoitteet viestintäkanavittain
Sähköposti-kuukausikirje
Ensisijainen tiedotuskanava, joka tavoittaa kaikki harrastajat ja heidän perheensä. Kertoo ajankohtaisista ja tärkeistä asioista, julkaistaan myös sirkuksen verkkosivuille.
Kotisivut
Avoimesti saatavilla oleva tietopankki sirkuksen toiminnasta, ohjaajien ja toiminnan esittelyt sekä erilaiset sirkuksen säännöt, ohjeistukset ja yhteystiedot.
Sosiaalinen media
Facebook -harrastajien vanhempien, lähipiirin ja sirkuksesta kiinnostuneiden tavoittaminen. Tiedotetaan sirkusharrastuksesta ja tapahtumista.
Instagram –tavoitteena tuottaa harrastajilta harrastajille kevyttä ja viihteellistä sisältöä ja nostattaa yhteishenkeä sirkuslaisten parissa.
Youtube -pidempiä esittelyjä, videoituja esityksiä, matkapäiväkirjoja jne.
Whatsapp -Ryhmät ovat tarkoitettu nopeaan viestintään ryhmien sisäisesti ja ohjaajien kesken.
5.Hakasirkuksen viestintäkanavat ja vastuuhenkilöt
Kaikkien viestintäkanavien pääasiallinen vastuuhenkilö on sirkustirehtööri, joka myös jakaa tarpeen mukaan harrastajille mahdollisuuden esimerkiksi sosiaalisen median kanavien päivitykseen. Whatsapp -harrastajaryhmien vastuuhenkilöt ovat kunkin ryhmän ohjaajat. Ohjaajat vastaavat, että keskustelun sisältö pysyy informatiivisena tai positiivishenkisenä ja raportoi tarvittaessa sirkustirehtöörille.
6.Kriisiviestintä
a.Kriisiviestinnän vastuut ja työnjako
Kriisiviestinnällä tarkoitetaan tilanteita, jotka syntyvät äkillisesti ja joissa on tarve viestiä viipymättä. Kriisitilanteessa vastuiden on oltava selkeitä ja viestinnän selkeää ja nopeaa. Kriisiviestintätilanne voi syntyä esimerkiksi onnettomuustilanteessa tai sirkukseen jollain tavalla liitettävissä olevasta negatiivisesta tapahtumasta.
Kriisiviestinnän vastuut ja työnjako
Kriisiviestintää hoitaa ainoastaan puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja. Mikäli molemmat ovat estyneet, vastaa kriisiviestinnästä tirehtööri. Muilla ei ole oikeutta eikä lupaa viestittää kriisin aiheuttaneesta tapauksesta eteenpäin ilman edellä mainittujen lupaa ja ohjeistusta. Mistä tahansa ryhmän sisällä tapahtuvasta häiriöstä tiedotetaan sirkustirehtöörille tai puheenjohtajalle. Sirkuksen työntekijät eivät anna lausuntoja eteenpäin, neuvottelematta asiasta ensin tirehtöörin tai puheenjohtajan kanssa.
b.Kriisiviestinnän tavoitteet ja periaatteet
Kriisiviestintätilanteessa on tärkeää toimia ennalta sovittujen vastuiden mukaisesti. Kriisiviestinnän tavoitteena sirkuksessamme on luoda mahdollisesta kriisitilanteesta oikea kuva viestittämällä asioista selkeästi ja riittävästi sekä kohdistaa viesti oikealle kohde-ryhmälle. Kriisiviestintämme tulisi lisäksi olla nopeaa ja etukäteen määriteltyjen vastuuhenkilöiden hallinnassa. Viestinnässä on tärkeää toiminnan jatkumisen turvaaminen mahdollisimman normaalina kriisin aikana ja sen jälkeen. Kriisiviestinnässä tulee noudattaa seuraavia periaatteita:
-luotettavuus
-ajantasaisuus
-riittävä avoimuus.
Kriisiviestinnässämme tämä tarkoittaa, että viestitettävät asiat ovat oikein ja asiallisia. Asioista puhutaan rehellisesti. Jos ollaan kriisiin syyllisiä, myönnetään se heti. Sirkuksen kriisiviestintä noudattaa aiheeseen mahdollisesti liittyvää viranomaisviestintää. Tärkeimmät kriisiviestintäkanavamme ovat Hakasirkuksen kotisivut sekä kohdennettu sähköpostiviestintä. Tavoitteenamme on myös ottaa huomioon erilaiset kohderyhmät, ja miettiä missä järjestyksessä kriisistä näille kohderyhmille tiedotetaan. Myös tiedotuksen erilaisuus eri kohderyhmille on huomioitava. Tärkeää on hoitaa kriisitilanne hyvin loppuun saakka ja tiedottaa asiasta siihen liittyville kohderyhmille aina, kun jotain uutta tiedotettavaa on. Kun kriisitilanne on päättynyt, viestinnässä palataan normaaleihin käytäntöihin.
Mikä voi aiheuttaa kriisin?
Sirkusharrastuksessa mm. seuraavanlaiset asiatsaattavat aiheuttaa kriisitilanteen ja vaatia tehokasta viestintää:
1)Onnettomuus tai muu poikkeustilanne Hakasirkuksen toiminta-alueella
2)Ohjaajan tai jonkun muun avainhenkilön äkillinen sairastuminen, tapaturma tai kuolema
3)Hakasirkuksen omaisuuteen kohdistuva vakava vahingonteko tai onnettomuus
4)Hakasirkuksen toimihenkilöä tai vapaaehtoista epäillään rikoksesta
5)Esiintymis-, leiri tai festarimatkalla sattuva aikuisten/nuorten sopimaton käyttäytyminen, joka uhkaa sirkuksen mainetta
6)Ryhmän sisäiset ristiriidat tai erimielisyydet saavat sellaiset mittasuhteet, että asiasta tulee viestiä vanhemmille ja ehkä laajemminkin Hakasirkuksen sisällä
7)Hakasirkuksen taloudellisen tilanteen äkillinen muuttuminen
8)Mahdollinen vastuuaseman väärinkäyttö
9)Harkitsematon teko, esim. vaitiolovelvollisuuden rikkominen
10)Hakasirkuksen varojen väärinkäytökset
c.Viestintäketju ja yhteystiedot kriisitilanteessa
Viranomaiset
Kriisin luonteen mukaan yhteyttä otetaan tarvittaviin viranomaisiin, joko poliisiin ja /tai pelastusviranomaisiin. Soita yleiseen hätänumeroon 112.
Hakasirkuksen toimihenkilöt:
Mikäli kriisin luonne on sellainen, ettei poliisia tai pelastuslaitosta tarvita, ota ensisijaisesti yhteyttä puheenjohtajaan. Hallitus ottaa tämän jälkeen asian hoitoonsa ja tiedottaa parhaaksi katsomallaan tavalla muita tahoja. Huolimatta kriisin luonteesta tai siitä onko paikalla ollut poliisi tai pelastuslaitos, on asiasta aina ilmoitettava välittömästi Hakasirkuksen puheenjohtajalle, joka hoitaa asiasta tiedottamisen. Kenelläkään ohjaajalla, ryhmäläisellä tai vanhemmilla ei ole lupaa tiedottaa tai antaa kriisitilanteesta lausuntoja sirkuksen puolesta virallisesti tai epävirallisesti eteenpäin.
7.Sosiaalisen median ohjeistus
Sirkus käyttää viestinnässään myös sosiaalisen median kanavia, lähinnä Facebookia ja Instagramia sekä Youtubea. Sosiaalisen median kanavia käytetään kohdassa 4 mainituin tavoittein. Päävastuu kanavien koordinoinnista on tirehtöörillä, joka vastaa pääosin niiden päivittämisestä. Koska sirkus on esiintyvä laji, on kuitenkin perusteltua, että myös harrastajat tuottavat sisältöä sosiaalisen median kanaviin ja siihen myös kannustetaan. Tirehtööri vastaa sosiaalisen median tilien käyttöoikeuksien jakamisesta ja samassa yhteydessä pelisääntöjen kertaamisesta harrastajille julkaisua varten.
8.Lisätiedot ja toimintaohjeet
Lisätietoja sirkuksen viestinnästä ja käytännön ohjeita antavat:
Mirja Tuomi
Sirkustirehtööri
toimisto@hakasirkus.fi
Marjo Löytty
Puheenjohtaja
puheenjohtaja@hakasirkus.fi